L’état des lieux est le moment incontournable dans une location aussi bien à l’arrivée du résident qu’à sa sortie. Habituellement effectué en version papier, il est réalisé de manière numérique de plus en plus fréquemment. Mais quels sont les avantages de passer à l’état des lieux dématérialisé ? Nous allons les détailler ci-dessous.
L’état des lieux dématérialisé facilite votre gestion
Les données sont centralisées
Tout d’abord, l’un des principaux avantages du numérique, c’est la possibilité de centraliser l’ensemble de vos données sur notre logiciel de gestion locative. En effet, lors de l’état des lieux (EDL) vous enregistrez un certain nombre de données sur l’état général du bien immobilier. Plus aucune double saisie à effectuer grâce aux fonctionnalités Ublo.
Le suivi de vos biens immobiliers
La centralisation de ces données peut vous aider à suivre de manière plus simple et plus efficace l’évolution de l’état de votre bien et ainsi savoir quand votre logement a besoin d’une remise en état. De plus, il sera plus facile de partager l’ensemble des informations avec le reste de votre équipe. Ce qui facilitera encore davantage le suivi. Si votre bien immobilier est meublé, les états des lieux permettent également le suivi de vos meubles grâce à l’inventaire de l’ensemble des éléments (lits, canapés, couverts, etc.).
Le gain de temps & d’argent
Le digital permet de gagner du temps de manière considérable. La plupart du temps, les outils permettent de réutiliser l’état des lieux d’entrée pour la sortie de manière automatique. Ils permettent également de se servir du dernier EDL pour faire le prochain. La signature électronique, l'envoi de l’état des lieux par mail, etc. permettent également un certain gain de temps. Un gain d’argent peut également être constaté. En effet, le faire en ligne permet d’éviter le recours à un huissier, d’anticiper les travaux. Il permet aussi d’avoir en permanence à jour son patrimoine immobilier. L’état des lieux est simplifié.
Un gain de crédibilité grâce à l’état des lieux dématérialisé
La possibilité de prendre des photos
Généralement, l'état des lieux dématérialisée est effectué grâce à une tablette. L’avantage d’utiliser une tablette est la possibilité de prendre des photos.
Ces photos sont utiles, car elles permettent à ce dernier de gagner en crédibilité. En effet, lors d’un possible litige, il est beaucoup plus compliqué de contester une preuve photo qu’une preuve simplement écrite mais ne montrant pas réellement les détails.
Cela permet aussi de voir l’évolution du logement de manière plus efficace avec un ensemble de photo avant/après. Cela donne plus de concret à l’état des lieux.
L'état des lieux dématérialisé, un gage de sécurité
Un autre avantage de l’état des lieux effectué en ligne, c’est qu’une fois signé, il est horodaté et verrouillé. À partir de ce moment, il n’est plus possible de le modifier (en dehors des modifications qui peuvent être apportées par le résident au tout début de la location). C’est donc un gage de sécurité. En effet, le souci de la version papier, c’est qu’il y a toujours un risque que des modifications soient effectuées après la signature du document sans le consentement de l’autre partie. Ceci est totalement impossible en le faisant de manière dématérialisée. De plus, il est possible de vérifier la signature avec la photographie de la pièce d’identité lors du début du processus.
Une législation respectée
L’état des lieux effectué de manière numérique est juridiquement fiable. Grâce à l’article 3 du décret de la loi ALUR du 30 mars 2016, l’état des lieux d’entrée ainsi que celui de sortie peuvent aussi bien être établis sur support papier que sur support électronique et remis soit en main propre en version papier soit par voie dématérialisée.
Valoriser son image
Aujourd’hui, le numérique est omniprésent dans la société. Par conséquent, il est important de suivre la tendance et de commencer sa transition digitale afin de revaloriser son image.
De manière générale, les prospects et les clients ont davantage tendance à faire confiance à des entreprises qui se mettent à jour régulièrement sur la façon de faire plutôt qu’aux entreprises qui sont restées fidèles à leurs anciennes manières de faire.
Par conséquent, le réaliser avec une tablette renforce votre place de professionnel, car cela prouve que vous vous outillez et que vous évitez le risque de tension. En effet, en gardant facilement une trace de l’état des lieux d’entrée et notamment grâce aux photos où il devient facile de comparer l’état des lieux d’entrée et de sortie.
Plus respectueux de l’environnement avec l'état des lieux dématérialisé
Le papier
Pour finir, le faire de façon dématérialisée vous permettra d’économiser du papier. Au vu des désastres écologiques que l’on peut rencontrer au quotidien, il est important de se rappeler que chaque petit geste pour la planète compte. Donc, sauvez des arbres et passez à l’état des lieux en ligne.
Notre conseil supplémentaire
Il est possible de proposer à son locataire un état des lieux de pré-sortie afin de permettre à ce dernier de corriger les différents problèmes avant son départ. En effet, cet EDL, réalisé entre celui d’entrée et de sortie, sert à identifier en amont tous les éléments que le locataire doit revoir avant son départ. Il est possible de lui remettre un devis estimatif de ce qui sera pris sur son dépôt de garantie en cas de non-réalisation des travaux.
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