Logement sociaux : Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion locative ?

À l'occasion du Congrès HLM 2024, organisé par l'Union sociale pour l'habitat à Montpellier, les acteurs des logements sociaux se sont réunis pour réfléchir aux nombreux défis auxquels ils font face. Une question clé a émergé de ces discussions : Comment mieux équiper les bailleurs sociaux afin qu'ils puissent répondre aux exigences croissantes du secteur tout en garantissant un service de qualité pour les locataires ?

Dans cet article, nous explorerons les fonctionnalités essentielles qu'un logiciel de gestion locative doit offrir aux professionnels du secteur, et nous verrons comment Ublo se distingue en tant que solution innovante et parfaitement adaptée aux besoins des bailleurs sociaux.

Les fonctionnalités clés pour la gestion des logements sociaux

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Un logiciel de gestion locative destiné aux bailleurs sociaux doit intégrer des fonctionnalités spécifiques, permettant de répondre aux besoins de gestion administrative, budgétaire, et comptable, tout en assurant une communication fluide avec les parties prenantes. Voici les principales fonctionnalités attendues :

1. Contrats et vie du bail

• Modèles de baux : La possibilité de créer et de gérer des modèles de baux spécifiques au logement social, intégrant les critères de conventions APL et autres subventions publiques.
• Signature électronique : Un gain de temps et de sécurité grâce à la signature électronique des baux, facilitant les démarches administratives tout en assurant la conformité légale.
• Dossier de location évolutif : Une gestion automatisée des dossiers locataires, intégrant l’évolution des situations personnelles et financières des locataires (changement de revenus, composition familiale, etc.).
• Répertoires locataires et tiers : Un répertoire centralisé des informations relatives aux locataires et aux prestataires externes, facilitant la gestion des relations et des interventions.
• Notification d’assurance expirée : Alertes automatiques lorsque les assurances des locataires arrivent à expiration, garantissant la protection du parc immobilier.
• Suivi du solde locatif : Visualisation des encaissements et des impayés pour chaque locataire, avec la possibilité de mettre en place des plans d’apurement.
• Portail locataire : Un espace sécurisé permettant aux locataires de consulter leurs documents, de soumettre des demandes, et de suivre l’état de leur compte.
• GED intégrée : Une gestion documentaire dématérialisée, facilitant l’archivage et l’accès aux documents importants (baux, états des lieux, quittances).
• Gestion des réclamations : Permet de centraliser, suivre et traiter efficacement les demandes des locataires, garantissant une réponse rapide et la résolution des problèmes (fuite d’eau, panne etc.) rencontrés.

2. Comptabilité & facturation

• Facturation automatique : Génération automatique des factures de loyer et des charges récupérables, prenant en compte les spécificités liées au logement social.
• Modèles de factures illimités : Création de modèles de factures personnalisés en fonction des conventions locatives et des exigences comptables.
• Opérations comptables personnalisées : Possibilité d’effectuer des opérations comptables spécifiques aux besoins des bailleurs sociaux, telles que la gestion des subventions ou des provisions.
• Export FEC et comptable personnalisé : Conformité aux exigences légales avec un export direct des écritures comptables (FEC) pour les audits.
• Synchronisation bancaire : Facilitation des encaissements et des paiements grâce à une synchronisation avec les banques, assurant un suivi rigoureux des transactions.
• Facturation avec ou sans TVA : Flexibilité dans la gestion des loyers et charges, en tenant compte des spécificités fiscales applicables aux logements sociaux.
• Révision des loyers automatisée : Gestion des révisions de loyers basée sur les indices de l’INSEE (IRL, ICC, ILAT), avec mise à jour automatique des baux concernés.
• Import des soldes locatifs antérieurs : Importation des historiques de loyers et de charges lors de la mise en place du logiciel.
• Encaissements en 1 clic : Simplification des encaissements de loyers grâce à des fonctionnalités d’automatisation.
• Régularisations des charges : Ajustement annuel des montants payés par les locataires en fonction des dépenses réelles liées au logement, garantissant une transparence et une conformité avec les obligations légales.

3. Patrimoine immobilier

• Gestion d’un patrimoine important : Capacité à gérer plusieurs milliers de lots immobiliers, tout en offrant une vue d’ensemble sur le parc.
• Import de patrimoine : Possibilité d’importer et de structurer des données complexes sur le patrimoine, facilitant la gestion des biens à grande échelle.
• Gestion des diagnostics : Suivi des diagnostics techniques obligatoires (DPE, amiante, électricité, gaz) et alertes pour les renouvellements.
• État des lieux sur tablette : Facilitation des états des lieux avec une prise de notes directement sur tablette, et synchronisation automatique dans le logiciel.
• Patrimoine synchronisé avec EDL : Gestion synchronisée des informations relatives aux états des lieux, permettant un suivi rigoureux et centralisé de l’état des biens.
• Gestion des composants d’un bâtiment : Suivre et entretenir les éléments de chaque logement au sein d'un lot immobilier, en assurant la maintenance individuelle de chaque unité d'habitation.

L'apport des ERP dans la gestion locative des bailleurs sociaux

Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) permettent aux bailleurs sociaux de centraliser l’ensemble des processus de gestion locative, budgétaire, et comptable au sein d’une même plateforme. En intégrant des fonctionnalités variées, telles que la gestion des baux, la facturation, ou encore la maintenance des biens, un ERP apporte une vision globale de l’activité.

L’un des avantages majeurs d’un ERP dans la gestion locative est la capacité à automatiser et à fluidifier les opérations courantes, tout en assurant une traçabilité parfaite des données. De plus, ces systèmes sont conçus pour être évolutifs, ce qui permet d’adapter le logiciel aux besoins spécifiques des bailleurs sociaux à mesure que leur parc immobilier se développe ou que les réglementations évoluent.

Notre article "ERP vs Best of Breed" offre une réflexion sur le choix entre une solution globale et une solution spécialisée en matière de gestion immobilière.

Ublo : une solution adaptée aux enjeux des bailleurs sociaux

Chez Ublo, nous comprenons les enjeux spécifiques des bailleurs sociaux et mettons tout en œuvre pour proposer une solution de gestion locative parfaitement adaptée à leurs besoins. Notre approche se distingue par notre engagement dans la co-conception de nos produits, un processus qui place l’utilisateur au cœur de notre réflexion.

Co-conception : la clé de la réussite

Chez Ublo, nous croyons fermement que la réussite d’un projet réside dans l’implication des utilisateurs finaux dès les premières étapes de conception. C’est pourquoi nous adoptons une approche de co-conception, invitant les bailleurs sociaux à participer activement à la définition des fonctionnalités et des parcours utilisateurs. Cela nous permet de concevoir des outils qui répondent parfaitement aux attentes de chaque acteur.

La co-conception permet d’intégrer une diversité de points de vue, réduisant ainsi le risque d’omissions ou d’erreurs. De plus, elle facilite l’adoption des nouvelles méthodologies par les utilisateurs, car ils sont directement impliqués dans le processus de création.

Une méthodologie sur - mesure

La démarche de co-conception que nous adoptons chez Ublo repose sur plusieurs étapes clés : définition des indicateurs de succès, cartographie des parties prenantes, entretiens et questionnaires utilisateurs, ateliers de co-conception, formalisation de récits utilisateurs, et enfin, réalisation de maquettes ou de prototypes haute fidélité. Cette approche garantit un logiciel pensé pour et avec ses utilisateurs, assurant ainsi une transition fluide vers les nouvelles technologies.

Pour les logements sociaux : Une solution fiable et évolutive

Ublo offre une solution complète pour la gestion locative des bailleurs sociaux, couvrant tous les aspects essentiels : gestion-administration, gestion budgétaire et comptable, charges locatives, tableaux de bord, robustesse comptable, gestion documentaire dématérialisée, communication avec les parties prenantes, et conformité réglementaire (notamment en ce qui concerne la loi Elan). Nous nous engageons à fournir une plateforme qui allie robustesse, flexibilité et adaptabilité, répondant aux besoins spécifiques des bailleurs sociaux tout en anticipant les défis futurs du secteur.

En conclusion, Ublo se positionne comme un partenaire de confiance pour les bailleurs sociaux, offrant une solution de gestion locative sur-mesure, performante et collaborative.

Pour en savoir plus sur notre plateforme vous pouvez nous contacter, ou demander une démo directement. Nous serons ravis d'échanger avec vous !

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