L'extranet locataires est devenu un outil essentiel dans la gestion immobilière moderne. On vous en dit plus sur cette fonctionnalité !
En facilitant l'accès aux informations et en améliorant la communication entre les locataires et les gestionnaires, il transforme l'expérience de location. Cet article explore l'importance de ces plateformes, les fonctionnalités clés basées sur un cahier des charges précis, et comment des solutions comme celles offertes par Ublo répondent aux besoins actuels
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Contexte
Les métiers des gestionnaires immobiliers évoluent rapidement, et de nouvelles pratiques émergent pour répondre aux besoins changeants des résidents. Les outils actuels sont souvent frustrants, nécessitant des doubles saisies et manquant d'ergonomie. La flexibilité des outils est essentielle pour accompagner ces nouvelles idées et leur mise en place.
Les résidents changent et leurs besoins évoluent également. Ils recherchent de la proximité, un service client de qualité, et l'accès immédiat à l'information. Les attentes des résidents s'alignent sur celles observées dans d'autres industries : autonomie de l'utilisateur, selfcare, digitalisation des processus, et un design ergonomique et intuitif.
Synchronisation des Données avec l'ERP
Pour garantir une gestion efficace et cohérente, la synchronisation directionnelle entre l'extranet Ublo et l'ERP est cruciale. Ce processus assure que les données des comptes locataires, des contacts associés et des contrats sont constamment mises à jour entre les deux systèmes. Chaque création, modification ou suppression de compte dans l'ERP déclenche une mise à jour correspondante dans Ublo, maintenant ainsi une cohérence parfaite des informations.
Gestion Multi-Comptes
Identification et gestion efficace
Dans le système Ublo, chaque compte locataire est associé à un identifiant unique, permettant une gestion claire et efficace des différents locataires, qu'ils soient tertiaires ou résidentiels. Les contacts associés à un même compte ont des accès individuels et personnalisés, leur permettant de voir et gérer uniquement les informations relatives à leur profil.
Extranet Locataires - Flexibilité pour les utilisateurs
Ublo permet la création et la gestion de plusieurs comptes sous un même profil utilisateur. Les utilisateurs peuvent sélectionner le compte qu'ils souhaitent gérer lors de leur connexion à l'espace locataire Ublo et basculer facilement entre les différents comptes associés à leur profil.
Gestion des Droits et Habilitations
Synchronisation avec L’ERP
La gestion des droits et habilitations est toujours synchronisée avec l'ERP, assurant que les permissions sont correctement attribuées à chaque compte et à ses utilisateurs associés. Les droits peuvent être personnalisés selon les besoins spécifiques, par exemple, un contact peut avoir des droits de lecture seule sur certains contrats tandis qu'un autre peut avoir des droits de modification.
Intégration des permissions
Lorsqu'un utilisateur se connecte à l'espace locataire Ublo, le système vérifie d'abord les permissions définies dans l'ERP. Si les permissions permettent l'accès, Ublo autorise l'utilisateur à accéder aux fonctionnalités ou informations correspondantes.
Utilisation des APIs pour l'intégration
L'intégration entre l'ERP et Ublo est facilitée par l'utilisation des APIs disponibles, automatisant les processus de synchronisation et garantissant une communication fluide entre les deux plateformes.
Parcours utilisateur
- Connexion : L'utilisateur accède à la page de connexion d'Ublo et saisit ses identifiants.
- Vérification : Les identifiants sont vérifiés dans l'ERP.
- Sélection de compte : Une fois validé, l'utilisateur choisit le compte locataire à gérer.
- Accès à l'espace locataire : L'utilisateur est dirigé vers l'espace correspondant.
Fonctionnalités Clés pour les Locataires
Coordonnées et informations personnelles
Grace a l’extranet locataires, les locataires peuvent consulter leurs informations personnelles et demander des modifications si nécessaire, garantissant ainsi l'exactitude des données.
Contacts du bailleur
Accès direct aux coordonnées du bailleur, personnalisables selon les besoins de communication spécifiques.
Facturation et documents
Les locataires ont accès à leur solde, à l'historique des facturations, et peuvent télécharger des avis d'échéance, des avis de régularisation de charges, et des attestations de loyer à jour.
Souscription et assurance
La souscription au prélèvement automatique est facilitée avec la possibilité de renseigner et signer un mandat SEPA en ligne. Les informations d'assurance habitation peuvent être mises à jour avec des alertes pour le renouvellement.
Gestion des occupants
Les locataires peuvent gérer les informations des occupants, ajoutant ou supprimant des occupants avec les pièces justificatives nécessaires.
Extranet locataires - Options supplémentaires
Paiement en ligne
Bien que l'espace de paiement en ligne soit en développement, Ublo est prêt à intégrer une solution de paiement avec ses partenaires.
Consentement RGPD
La gestion des consentements au titre du RGPD est assurée lors de la création du compte et lors de l'archivage des dossiers de location.
Enquêtes obligatoires et satisfaction
Ublo offre une interface pour répondre aux enquêtes obligatoires (SLS, OPS, etc.) et intégrera bientôt des enquêtes de satisfaction pour améliorer l'expérience locative.
Gestion des Sollicitations et Réclamations
Fonctionnalité en cours d'intégration pour permettre aux résidents de suivre l'avancement de leurs demandes et réclamations.
Désabonnement de l'envoi papier
Une option permet aux locataires de se désabonner de l'envoi papier des avis d'échéance, favorisant ainsi une gestion plus écologique.
Conclusion
L'extranet locataires révolutionne la gestion locative en offrant transparence, efficacité et satisfaction client. Les fonctionnalités de l’extranet locataires détaillées dans le cahier des charges illustrent les besoins clients et montrent comment des solutions comme Ublo répondent à ces exigences avec des outils modernes et intégrés. Cette approche digitale est essentielle pour moderniser la gestion immobilière et améliorer l'expérience des locataires. La flexibilité et l'ergonomie des outils comme Ublo sont cruciales pour accompagner les évolutions des métiers des gestionnaires et répondre aux attentes croissantes des résidents en matière d'autonomie et de services numériques.
