État des lieux : Notre guide pour louer son logement sereinement

Lorsque vous envisagez de louer un logement, que vous soyez propriétaire ou locataire, il existe une étape cruciale qui ne doit en aucun cas être négligée : la réalisation d'un état des lieux. Cet acte, apparemment anodin, revêt en réalité une importance capitale dans toute transaction locative. Il s'agit d'un document qui va bien au-delà d'une simple formalité administrative, car il constitue le garant de la transparence, de la sérénité et de la sécurité pour toutes les parties impliquées. Dans cet article, nous allons explorer en détail l'importance de réaliser un état des lieux lors d'une location, en mettant en lumière les multiples avantages qu'il procure, que vous soyez propriétaire ou locataire. Vous découvrirez ainsi pourquoi cette étape est incontournable pour établir une relation locative saine, conforme aux exigences légales, et comment elle peut vous prémunir contre de potentiels litiges.

L'État des lieux obligatoire avant et après une location

Le décret du 30 mars 2016 est essentiel pour encadrer et sécuriser les transactions locatives en France. Il fixe des règles strictes pour la réalisation de l'état des lieux, contribuant ainsi à la prévention des litiges entre propriétaires et locataires. Il est important le réaliser à l’entrée mais également à la sortie du logement. L'absence d'un état des lieux peut avoir des conséquences juridiques majeures, car il devient difficile de déterminer les responsabilités en cas de litige entre le propriétaire et le locataire. Selon la loi du 6 juillet 1989, en cas d'absence d'état des lieux d'entrée, si l'une des parties au contrat de location a entravé sa réalisation ou en a empêché la remise à l'autre partie, elle ne pourra pas prouver la remise en bon état du bien.

Le Déroulement d'un état des lieux

C’ est une étape qui prend entre 45 min et 1h30 en fonction de la taille et du degré d’ameublement du logement. Il doit être fait le jour de la remise des clés au locataire et donc logiquement, le jour de la signature du bail. Le document d’état des lieux doit exister en plusieurs exemplaires, pour le locataire et le propriétaire.

Voici les étapes clés du déroulement de l’état des lieux :

Inspection des lieux : L'inspection méthodique de chaque pièce du logement est cruciale. Il faut passer chaque élément au peigne fin. Soyez attentif aux murs, sols, plafonds, portes, fenêtres, équipements, et à tout ce qui figure dans le contrat de location. Documentez l'état initial en prenant des photos ou vidéos.

Description détaillée : Prenez le temps de décrire minutieusement l'état de chaque élément pendant l'inspection. Notez tout dommage, signe d'usure ou défaut que vous observez (fissures etc.). N’oubliez pas les appareils électriques. Veillez à ce que ces descriptions soient précises et objectives.

Utilisation d'un support écrit : Pour garantir une consignation claire et précise de l'état des lieux, il est recommandé de se munir d'un document spécifique dédié à cet usage. Utilisez ce document pour noter toutes les observations faites. Avant de le signer, assurez-vous que les deux parties ont lu et approuvé le contenu du document.

Signature : Une fois l'inspection terminée et que les deux parties sont en accord sur l'état du logement, le document d'état des lieux est signé par le propriétaire et le locataire. Chaque partie conserve une copie du document à titre de référence.

Après la signature : Le locataire dispose de 10 jours pour signaler un défaut non apperçu le jour de l’état des lieux. En ce qui concerne le chauffage du logement, le locataire a jusqu'à un mois pour signaler un dysfonctionnement.

Le départ du locataire : Un nouvel état des lieux de sortie doit être réalisé au départ du locataire.

Le Dépôt de garantie

Le dépôt de garantie joue un rôle essentiel dans le processus de location. Il sert de protection pour le propriétaire en cas de dégradations ou de loyers impayés à la fin de la location. Pour le locataire, c'est une somme qu'il bloque en début de bail pour garantir son engagement.

Le montant du dépôt de garantie est directement lié à l'état des lieux. Il est déterminé en fonction de l'état initial du logement. Plus l'état des lieux de départ est satisfaisant, moins le locataire risque de voir une partie de son dépôt de garantie retenue. En France, le montant moyen des dépôts de garantie varie en fonction de la taille du logement et de la zone géographique. Généralement ce montant est  équivalent à un ou deux mois de loyer.

Pour le remboursement du dépôt de garantie, le bailleur doit respecter un délai qui varie en fonction de l'état du bien au moment de l'état des lieux de sortie.

Si le logement est restitué en bon état, le propriétaire doit restituer le dépôt à l’ancien locataire dans un délai d'un mois à compter de la fin du bail. En revanche, si des dégradations sont constatées lors de l'état des lieux de sortie, le bailleur dispose de deux mois pour effectuer le remboursement. Si le propriétaire n'effectue pas le remboursement du dépôt de garantie dans le délai imparti, le locataire doit envoyer une mise en demeure au propriétaire pour réclamer la restitution. En cas de retard dans le remboursement, le montant du dépôt de garantie à rendre au locataire est majoré de 10 % du loyer mensuel (hors charges) pour chaque mois de retard entamé.

Comment traiter les désaccords à l’état des lieux de sortie?

Lorsque les deux parties n’arrivent pas à trouver un terrain d’entente lors de l’état des lieux de sortie, il est dans leur droit d’avoir recours à un conciliateur de justice ou à la commission départementale de conciliation (CDC). Le point important est de ne rien signer si les deux parties ne sont pas d'accord sur l’état du logement à la sortie du locataire.

Exemple de document d'état des lieux

Le document d’état des lieux doit contenir ces informations clés :

• Le type d'état des lieux (entrée ou sortie)
• Sa date de réalisation
• La localisation du logement
• Le nom ou la dénomination des parties
• Le domicile ou le siège social du propriétaire
• Les relevés des compteurs individuels de consommation d'énergie (eau, électricité, gaz)
• Le nombre de jeu de clé du logement et des locaux à usage privé ou commun (caves, parking) mis à disposition du locataire
• Pour chaque pièce, la description des revêtements au sol, des murs et des plafonds, des équipements, du mobilier (pour une location meublée)
• La signature des parties ou des mandataires mobilisés

Vous pouvez trouver ici plusieurs templates de document d’état des lieux.

L'État des lieux simplifié avec Ublo

Comme nous avons pu le voir tout au long de l’article, l’état des lieux est un processus de gestion locative qui prend généralement du temps et qui demande beaucoup de précision. Avec sa fonctionnalité État des lieux, Ublo offre la possibilité de digitaliser cette étape, ce qui produit un gain de temps et une meilleure gestion des biens mis en location.

Le processus de gestion locative implique traditionnellement une importante charge administrative, requérant minutie et temps. Cependant, grâce à cette fonctionnalité  proposée par Ublo, cette étape cruciale peut être digitalisée pour un gain de temps considérable. En numérisant l'état des lieux, les professionnels de l'immobilier, tels que les gestionnaires du patrimoine ou les gestionnaires locatifs, peuvent profiter de nombreux avantages.

L'un des avantages majeurs réside dans l'élimination des documents papier, réduisant ainsi le risque d'erreurs ou de pertes de documents. De plus, la version en ligne facilite la comparaison entre les états des lieux, offrant une vue claire de l'évolution de l'état du bien à travers le temps.

Lors de l'état des lieux en ligne, il est possible d'associer des photos aux équipements, ce qui renforce la précision et la transparence de la procédure. Le stockage immédiat des données dans le cloud garantit un accès rapide et sécurisé aux informations en tout temps.

Retrouvez plus en détail la fonctionnalité états des lieux Ublo en vidéo 👈

Les fonctionnalités offertes par Ublo permettent aux gestionnaires locatifs de constituer et de mettre à jour facilement l'état des lieux des équipements et éléments des logements. Il devient possible d'indiquer, pour chaque élément, son type (par exemple, mur), son état (comme bon état), sa matière (papier-peint), et d'ajouter des commentaires, par exemple, en notant des légères fissures en haut.

De plus, la possibilité d'ajouter de nouveaux éléments, de supprimer des éléments, d'indiquer si quelque chose est manquant, et de spécifier l'état des éléments, comme en bon état, est une flexibilité précieuse. Cette capacité s'étend également à la signature du document à la fin de l'état des lieux, garantissant son officialisation.

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