Si vous envisagez d'adopter un nouveau Property Management Software (PMS), vous pourriez être submergé par le processus de prise de décision. Chaque logiciel sur le marché a une longue liste de fonctionnalités, il peut donc être difficile de se concentrer sur ce qui fait qu'une solution est un bon choix pour votre portefeuille de biens.
Quelles fonctionnalités sont indispensables et quelles fonctionnalités sont facultatives ? Quelles fonctionnalités semblent attrayantes mais se révèlent décevantes, voire frustrantes pour les équipes sur place ? Qu'est-ce qui aura le plus grand impact positif sur votre efficacité, vos performances et, finalement, la rentabilité de vos communautés ?
Lorsque vous examinez vos options, ne vous laissez pas aveugler par les objets brillants et attrayants. Concentrez-vous plutôt sur les fonctionnalités qui amélioreront vos opérations de Property Management.
Voici 5 questions à poser aux fournisseurs de logiciels de Property Management.
Comment le logiciel de gestion immobilière nous fait-il gagner du temps ?
Les équipes de Property Management se voient constamment ajouter de nouvelles tâches à leur calendrier. Cependant la dernière fois que nous avons vérifié, les journées ne sont pas devenues plus longues. Il n'est tout simplement pas réalisable d'ajouter de nouvelles responsabilités sans rationaliser ou éliminer d'autres tâches. La première question avant de faire appel à toute nouvelle solution devrait être : comment cette initiative fera-t-elle gagner du temps à mes équipes ?
Soyez réaliste. Si vous n'êtes pas sûr que le logiciel de gestion immobilière améliorera l'efficacité de votre gestion, il pourrait au contraire être une charge pour vos ressources humaines. Par conséquent, vous pourriez ne pas réaliser tous les avantages promis parce que votre équipe n'aura tout simplement pas le temps nécessaire pour une utilisation appropriée du logiciel de gestion immobilière. S'il s'agit simplement d'une autre application qui ajoute des complexités à votre pile technologique et prend du temps à mettre en œuvre, il devrait être réévalué. Il n'y a aucune raison d'investir dans un logiciel si vous n'avez pas le temps de l'utiliser.
Comment le Property Management Software (PMS) favorise-t-elle la fidélisation et le renouvellement des résidents ?
Les responsabilités des gestionnaires immobiliers sont vastes et variées. Au cours d'une journée donnée, vous pourriez vous retrouver à tout faire, du nettoyage des plates-bandes envahies de mauvaises herbes à l'organisation des colis des résidents et au traitement de la paie. Pour chaque responsabilité, il existe des services et des logiciels pour aider.
Mais quelles sont les solutions ont réellement un impact positif sur la location et le renouvellement des résidents ?
Comment le logiciel de gestion immobilière renforce-t-elle le sentiment de communauté dans nos propriétés?
Si vous voulez favoriser le renouvellement des locataires, il est impératif de prioriser la construction et le renforcement des relations entre vos property managers et les locataires. Lors de l'évaluation de nouvelles solutions logicielles potentielles pour votre gestion, considérez si l'adoption de chaque nouvel outil vous permettra de rapprocher les locataires. Les activités pour les résidents, par exemple, favorisent les relations. Des événements pour les résidents soigneusement planifiés peuvent être la clé pour inciter les locataires à interagir. Les outils de communication, tels que les forums de discussion et les médias sociaux, peuvent également favoriser l'interaction entre les locataires et les property managers.
Comment le Property Management Software s'intègre-t-il avec les autres systèmes que nous utilisons?
Lorsque vous embauchez un associé pour rejoindre une équipe de travail existante, l'une des qualités que vous recherchez chez un candidat est quelqu'un qui travaillera bien avec les membres actuels de l'équipe. Il en va de même pour l'adoption de nouvelles technologies. Est-ce qu'elle s'intégrera avec les autres systèmes que vous avez en place ? L'intégration est une considération clé, car cela peut faire la différence entre vous faire gagner du temps et vous en faire perdre. Sans intégration réussie, vous pourriez vous retrouver à effectuer une double saisie de données ou à devoir ajouter d'autres étapes dans le flux de travail de votre équipe.
Le passionné de la technologie multifamiliale, Ed Wolff, l'explique ainsi : "L'intégration de logiciels combine des produits pour fonctionner comme une solution unique. En fonctionnant à partir de la même base de données au lieu de passer des informations à travers une limite partagée, les produits intégrés fonctionnent ensemble pour améliorer les capacités grâce à l'automatisation." Posez les bonnes questions au fournisseur du logiciel de gestion immobilière pour déterminer si leur solution et vos outils existants permettent une synchronisation des données en temps réel, plutôt qu'un pont entre les deux.
Le logiciel de gestion immobilière ajoutera-t-elle suffisamment de valeur pour que nous voulions continuer à l'utiliser à long terme ?
Nous l'avons tous fait : ajouté un nouvel outil à notre vie professionnelle dans l'espoir d'améliorer un aspect de la productivité, pour constater que l'enthousiasme pour le nouvel outil s'estompe après quelques semaines ou mois. Je me retrouve régulièrement à supprimer des applications de mon téléphone, par exemple, que j'avais de grands espoirs lorsque je les ai installées, mais après que l'excitation initiale soit passée, je ne les utilise que rarement.
Comment pouvez-vous empêcher la même chose de se produire avec votre nouveau logiciel ? Lorsque vous sélectionnez une solution logicielle pour votre équipe opérationnelle, demandez des mesures sur l'utilisation à long terme provenant d'autres clients multifamiliaux. Il y a de fortes chances que vous signiez au moins un contrat annuel. Voudrez-vous toujours utiliser l'outil dans un an ? Faites vos devoirs pour vous assurer que l'investissement que vous faites va porter ses fruits en termes de performance et de productivité non seulement dans l'avenir immédiat, mais à long terme également.
Gardez à l'esprit que le but de la proptech est d'améliorer vos opérations, votre efficacité et votre rentabilité. Si vos fournisseurs de services de Property Management donnent des réponses ambiguës et beaucoup de langage technique qui n'est pas traduisible, assurez-vous de décomposer le jargon à un niveau compréhensible. Posez les bonnes questions et écoutez attentivement pour vous aider à choisir vos outils de solution logicielle et vos partenaires judicieusement.
