La signature électronique en immobilier est une source de progrès de la satisfaction de la clientèle y compris dans l'immobilier. Elle rejoint le principe de la dématérialisation des documents.
La signature électronique en immobilier est une des pistes de réflexion les plus intéressantes dans la digitalisation du secteur de l’immobilier. C'est un redoutable vecteur au service de l'amélioration de l'expérience client qui se situe dans la suite logique des processus de dématérialisation des documents. La dématérialisation et la signature électronique proposées ensemble par un logiciel immobilier offrent une simplification notable des démarches qui ont un impact positif tant sur les clients que sur les gestionnaires. Toutefois, le recours à une signature électronique en immobilier nécessite une certaine prudence, surtout qu'en immobilier, elle concerne des contrats ayant une incidence juridique, notamment en matière de droit de propriété. Pour utiliser la signature électronique au mieux, il est donc essentiel d'en connaître les règles de fonctionnement.
La signature électronique bouleverse la manière dont sont gérés les contrats immobiliers
En quoi consiste la signature électronique ?
La signature électronique n'est pas la numérisation d'une signature manuscrite ! Cela serait trop simpliste. Elle fait appel à un procédé constitué par une séquence de nombres liés à un document et à un signataire. Un dispositif de cryptologie permettra ainsi de garantir à la fois l'identité et l'engagement de la personne qui y appose sa signature de même que l'intégrité du document en question. Sa mise en œuvre dépend du règlement européen eIDAS qui prévoit 3 degrés de fiabilité : simple, avancée et qualifiée.
Les trois types de signature présentent des degrés d'assurance distincts et n'ont donc pas les mêmes effets sur le plan juridique :
- La création d'une signature simple ne permet pas de garantir l'identité du signataire.
- La signature avancée remplit certains critères de contrôle d'identité.
- La signature qualifiée présente une présomption de fiabilité en vertu de l'utilisation d'un système d'identification électronique.
Comment utiliser la signature électronique dans l'immobilier ?
En fonction de la qualité du document à signer, le degré de fiabilité de la signature électronique à mettre en œuvre peut être différent. Par conséquent, il ne faut pas nécessairement recourir à la signature numérique qualifiée pour tout acte immobilier. En voici quelques exemples :
La signature en ligne simple est adaptée à tout type d'acte immobilier courant, aux risques juridiques et financiers limités : état des lieux, mandat de gestion locative, mandat de prélèvement SEPA....
La signature électronique qualifiée est quant à elle plutôt prévue pour des documents immobiliers de plus grande importance, comme le contrat de bail, le contrat de syndic ou le compromis de vente.
Enfin, la signature électronique avancée est vivement préconisée pour des enjeux juridiques et financiers importants comme les contrats de vente ou les versements en ligne de montants importants.
Peu importe le mode employé, la démarche est très simple. En cliquant sur un lien HyperText et par le biais de la signature électronique, le destinataire du document y accède pour en prendre connaissance. Il manifeste ensuite son accord en procédant à son authentification via un certificat électronique. Le document signé lui est alors envoyé.
Les atouts de la signature électronique en immobilier
Les atouts de la signature électronique sont multiples pour tout professionnel de ce secteur, qu'il soit question de gestion ou de transaction. Les plus probants sont les suivants.
La productivité
La signature électronique permet de sauver un temps précieux aux personnes qui collaborent, ce qui augmente l'efficacité de l'agence immobilière. Les frais de déplacement et le temps passé à préparer tous les dossiers sont évités, sans compter qu'il faut également trouver une date de signature qui arrange tout le monde ! Vitesse, simplicité et fluidité sont les gages de la productivité de la signature électronique.
La sécurité
Le droit français admet pleinement la valeur légale de la signature électronique. Son apparition juridique implique que le signataire concerné est aussi engagé que par une signature manuscrite, à la condition que cette dernière soit identifiable. De plus, en tenant compte du dispositif de cryptage et de protection des données le plus souvent utilisé, la sécurité de la transaction est garantie.
Traçabilité
Au-delà de l'économie de papier ( favorable à l'environnement) et de frais postaux qu'il est nécessaire de rappeler, la signature électronique permet aux intervenants de garantir un suivi rigoureux des actes juridiques et autres documents administratifs. Associée à la dématérialisation, elle garantit leur mise en consultation, leur validation mais également leur archivage numérique qui est nettement moins lourd.
L’économie de papier
Plus besoin d’imprimer les documents avant signature. La signature se faisant directement en ligne et le document étant généralement stocké en ligne, cela permet d’économiser du papier.
Une image plus moderne pour le bailleur
Le fait de digitaliser certains de ses processus permet au bailleur d’avoir une image de modernité. En effet, cela démontre que le bailleur vit avec son temps et qu’il n’est pas réfractaire au changement.
Le logiciel de gestion locative Ublo permet aux professionnels de l'immobilier d’utiliser la signature électronique
Si vous désirez mettre en place la signature électronique dans votre activité immobilière, il vous est possible de vous tourner vers un logiciel en ligne spécialisé. Il existe toutefois des logiciels de gestion locative SaaS très performants qui prévoient cette possibilité en complément de ceux communément offerts aux agences immobilières.
La solution Ublo pour les gestionnaires immobiliers en est un exemple. Son dispositif de signature en ligne permet de compléter la digitalisation de la gestion des documents et des services de paiement à distance pour les gestionnaires immobiliers qui utilisent de plus en plus la numérisation.
Si la signature électronique en immobilier fait encore l'objet de quelques réticences dans le monde immobilier, c'est essentiellement en conséquence du manque de connaissance sur son fonctionnement. Il s'agit cependant d'un dispositif sécurisé et innovant qui a vocation à se répandre rapidement. De par son sens de l'innovation et sa connaissance pointue du secteur de la gestion locative, Ublo est à même de pouvoir accompagner tout professionnel désireux de passer au digital en implémentant la mise en place de la signature électronique au sein de son activité dans le domaine de l'immobilier.
