Qu’est-ce qu’un espace locataire ?

Les locataires peuvent également trouver des réponses à leurs questions fréquentes sur ce portail, ce qui peut les aider à résoudre rapidement les problèmes sans devoir appeler le support. 

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Enfin, l'espace locataire peut aider les propriétaires et les gestionnaires à maintenir une communication efficace et à automatiser certaines tâches administratives pour une meilleure gestion de la location.

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L'engagement et l'implication des locataires nécessitent une communication ouverte, la transparence et l'accessibilité. Bien que de nombreux gestionnaires immobiliers utilisent des canaux de courrier papier et électronique pour informer et interagir avec leurs locataires, ce ne sont pas les meilleurs moyens d'engager les locataires de votre parc immobilier. 

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Cet article explique ce que sont les portails de locataires et quelles fonctionnalités rechercher.

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Qu'est-ce qu'un portail locataire ?

Un portail de locataires est une plateforme ou un canal dédié aux communications des locataires. Cela comprend l'exécution de diverses tâches impliquées dans la relation avec le locataire, y compris la gestion :

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• Annonces et mises à jour
• Retours et suivis
• Plaintes, préoccupations et problèmes
• Les fournisseurs de services
• Problèmes et dossiers des locataires
• Documents importants
• Gestion des clés et des droits d'accès

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C'est un guichet unique pour tous les problèmes des locataires, ce qui le différencie des systèmes de gestion technique. Un système de gestion technique aide les gestionnaires immobiliers à s'occuper de l'entretien, de la gestion des baux, des réparations, etc.

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Bien que certains aspects d'un système de gestion technique puissent se chevaucher avec un portail de locataires, ils ne sont pas identiques. Les systèmes de gestion technique sont plus complexes et seraient difficiles à utiliser pour les locataires.

Avez-vous besoin d'un espace locataire ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre organisation peut avoir besoin d'un portail de locataires. Vous avez besoin d'un espace locataires si  :

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• Vous avez des difficulté à suivre les communications avec plusieurs locataires
• Vous ne disposez pas d’un système pour gérer les plaintes et les problèmes
• N'avez aucun moyen d'organiser les documents et les informations
• Vous recevez des plaintes concernant votre expérience de locataire
• L’expérience centrée utilisateur n’a pas été mise en place dans la conception de la plateforme actuelle

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Un portail de locataires vous aide à réduire les coûts associés à une expérience de locataire médiocre. La mauvaise communication, l'accessibilité et la résolution des problèmes affectent la satisfaction des locataires. À un niveau supérieur, cela a un impact sur l'attention et la rétention des locataires, la longévité des locataires, la réputation de votre entreprise, etc.

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Il y a eu plusieurs études qui ont montré que les locataires sont de plus en plus demandeurs d'un espace locataire en ligne. 

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Selon ces études, les locataires apprécient la commodité d'avoir accès à des informations sur leur logement, à des demandes de maintenance, et à des paiements en ligne. 

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Les locataires sont également plus enclins à utiliser un portail locataire pour communiquer avec le propriétaire ou le gestionnaire, ce qui peut renforcer la qualité de la relation entre les deux parties. 

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Enfin, les locataires considèrent souvent l'espace locataire en ligne comme un indicateur de la qualité de la gestion de la location, ce qui peut influencer leur décision de louer un logement ou non. 

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En général, les études montrent que les locataires préfèrent un espace locataire en ligne pour une meilleure expérience de location.

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3 choses à rechercher dans un espace locataire

1. Canaux de communication faciles

Une communication claire et transparente est la base de toute bonne relation, y compris celle que vous entretenez avec les locataires. En tant que clients et clientes, vos locataires veulent savoir qu'ils peuvent vous joindre en cas de besoin. Une communication difficile peut faire ou défaire le désir des locataires de rester avec votre entreprise.

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Assurez-vous que votre portail de locataires favorise la communication en la rendant possible via différents canaux. Les locataires doivent pouvoir accéder au portail sur n'importe quel appareil. Il devrait également inclure du texte, des e-mails et des options intégrées à l'application pour communiquer.

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2. Accès aux documents et aux informations

Un élément clé de la transparence est la création d'une accessibilité autour des données et informations importantes. Les locataires doivent être en mesure de trouver des documents importants concernant leur contrat de location et la propriété.

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Ils doivent avoir un accès facile aux mises à jour, annonces et autres informations pertinentes qui affectent leur utilisation des installations.

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3. Systèmes de rétroaction

Un dernier niveau pour faciliter un bon échange d'informations et améliorer l'expérience de vos locataires consiste à disposer d'un système de rétroaction. Les locataires doivent être en mesure de partager leurs préoccupations, leurs questions et leurs problèmes généraux. Le portail doit aider l'équipe immobilière à résoudre ces problèmes, à les suivre et à fournir des commentaires.

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Quelles bénéfices attendre avec un espace locataire intuitif ?

Un outil convivial pour vos locataires

Communication et engagement efficaces avec les locataires

Les aspects pratiques comptent le plus lorsqu'il s'agit de l'expérience et de la communication des locataires. Fournir un accès précis et en temps réel aux relevés de compteurs, aux factures, aux documents partagés et aux demandes de maintenance à partir d'une application de locataire moderne donne instantanément une forte impulsion numérique à votre activité immobilière locative.

Les récentes recherches de Deloitte montrent que les plateformes numériques sont un facteur décisif important pour les locataires dans tous les secteurs : résidentiel, logement étudiant, commercial et self-stockage.

C'est là qu'intervient un espace locataire Ublo : notre espace pour les locataires vous offre une solution prête à l'emploi pour la communication et l'expérience des locataires dès le premier jour. L'application Ublo résout les défis d'utilisation les plus courants auxquels les locataires sont confrontés quotidiennement avec les services publics, les factures, les contrats de location, les demandes de maintenance, le partage de fichiers, etc.

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Atteignez vos objectifs ESG et d'efficacité énergétique

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De réels avantages environnementaux peuvent être obtenus avec un espace locataire moderne. 

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La réduction du carbone est cruciale et c'est pourquoi nous devons également nous concentrer sur la façon d'améliorer les choses que nous ne pouvons pas contrôler directement et sur la façon dont le secteur immobilier peut améliorer son empreinte carbone. La principale question pour l'immobilier locatif est de savoir comment amener vos locataires dans le voyage à carbone réduit ou net zéro avec vous.

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En permettant aux locataires de voir en temps réel leurs consommations et leur proposer un système d’alerte, ils peuvent en temps réel ajuster leurs consommations ou identifier immédiatement une fuite ou un problème. Plusieurs études estiment jusqu'à 20% de réduction de la consommation énergétique réelle pour les locataires avec un espace locataire incorporant un suivi des consommations énergétiques. 

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Gérez facilement les demandes de gestion de la maintenance

Les locataires peuvent signaler les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent, sur leur application en quelques clics. Ensuite, vous pouvez attribuer à la fois des priorités et quelqu'un de votre équipe ou de vos sous-traitants pour résoudre le problème. L’espace locataire informant automatiquement les locataires de l'état et des mises à jour pour chaque cas.

Détecter et résoudre les problèmes les empêche de se développer et vous évite, en tant que gestionnaire, de consacrer plus de temps et d'argent à les résoudre plus tard.

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Accélérez votre croissance avec les services aux locataires

Vous pouvez utiliser l’espace locataire pour construire un ensemble de services à vos locataires qui correspondent au profil de votre portefeuille locatif. Quel que soit votre modèle économique, l’espace locataire vous offre une base solide.

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Vous pouvez définir votre propre ensemble personnalisé de services allant des places de stationnement supplémentaires à un accès Internet plus rapide aux services de nettoyage en quelques minutes seulement. Et les services supplémentaires deviennent instantanément disponibles pour vos locataires sur l'espace. 

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L'objectif à long terme ? En prenant un espace locataire moderne vous pouvez accélérer votre croissance et transformer le lien avec les locataires.

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Comment faire en sorte qu'un locataire utilise son espace locataire ?

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Pour encourager les locataires à utiliser leur espace locataire, voici quelques astuces:

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• Communiquez clairement les avantages: Il est important que les locataires comprennent les avantages de l'utilisation de leur espace locataire, comme la possibilité de gérer leurs paiements en ligne, de faire des demandes de maintenance, et d'avoir accès à des informations importantes.

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• Facilitez l'accès: Assurez-vous que le portail locataire soit facile à trouver et à utiliser. Fournissez un lien direct sur votre site web ou sur tout autre canal de communication que vous utilisez pour communiquer avec vos locataires.

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• Former les locataires: Organisez des sessions de formation pour les locataires pour les aider à comprendre comment utiliser leur espace locataire.

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• Favoriser la communication: Utilisez le portail locataire pour communiquer avec les locataires. Envoyez des mises à jour régulières sur les nouvelles fonctionnalités, les événements ou les informations importantes.

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• Offrir des incitations: Offrez des récompenses ou des avantages pour les locataires qui utilisent leur espace locataire, comme une réduction sur le loyer ou un bon cadeau pour un magasin local.

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En utilisant ces astuces, vous pouvez encourager les locataires à utiliser leur espace locataire pour une meilleure expérience de location.

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Conclusion

L'utilisation d'un espace locataire peut transformer la façon dont vous supervisez et entretenez vos relations avec les locataires. Avec une bonne plateforme de locataires, vous pouvez centraliser les données, améliorer le service, améliorer la communication et bien plus encore. Cela pourrait être exactement ce dont vous avez besoin pour établir une confiance durable entre vous et vos locataires.

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Un espace locataire moderne peut offrir une expérience de location plus pratique et plus agréable pour les locataires. Il peut également aider les propriétaires et les gestionnaires à gérer efficacement leurs propriétés en centralisant les informations et en automatisant certaines tâches administratives. De plus, un portail locataire moderne peut renforcer la communication entre les parties et améliorer la satisfaction de toutes les parties impliquées. En fin de compte, cela peut contribuer à une meilleure gestion des locations et à une relation plus saine entre les locataires et les propriétaires.

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Si votre organisation recherche un outil d'implication des locataires à 360° pour impliquer tous les employés, prestataires de services et parties prenantes externes afin d'améliorer la qualité de vos opérations, jetez un œil à Ublo.

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De nombreux bailleurs ont fait un premier pas en mettant en place une plateforme : l’espace locataire CDC Habitat, l’espace locataire Vilogia, l’espace locataire In’li, l’espace locataire Gironde habitat. Mais il s’agit le plus souvent d’une toute première étape qu’il faudra consolider pour proposer une nouvelle expérience locataire innovante et utile.

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