Derrière chaque appel d’offres se cache un vrai marathon. Entre la lecture du cahier des charges, la coordination des équipes et la préparation du dossier, c'est un processus intense qui demande organisation et réactivité. Mais concrètement, comment ça se passe ? Quelles sont les étapes clés et les défis à relever ?
1. Le décryptage du cahier des charges
Pour commencer, il est essentiel de passer un temps précieux sur le règlement de consultation (RC), le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et le cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Cette étape permet de bien comprendre les besoins de l’acheteur et de vérifier si notre logiciel est en mesure d’y répondre.
Certains critères sont directement remplis par notre solution, d’autres demandent des ajustements ou du développement spécifique. Ces points sont donc importants pour identifier et évaluer leur faisabilité en interne.
De plus, le RC, CCTP et CCAP s'accompagnent souvent d’autres documents comme des documents annexes et administratifs (exigences légales, charte graphique, attestations diverses). Se familiariser avec ces éléments avant d'attaquer le dossier permet d’anticiper sa constitution et d'éviter les mauvaises surprises.
2. Le travail d'équipe et l'organisation interne
La réussite d’un appel d’offres repose sur une bonne organisation de qualité. Les délais étant souvent stricts, il est crucial de structurer le travail de manière méthodique.
Chez Ublo, nous avons mis en place un suivi régulier avec des points hebdomadaires en visioconférence ou bien en physique afin de partager les avancées et lever les potentiels points bloquants. Cela permet également de s'assurer que toutes les équipes (produit, commerciale, administrative) restent alignées sur les exigences du projet.
Nous utilisons des outils collaboratifs comme Notion, Google Drive et Teams pour centraliser les documents et travailler simultanément sur le dossier. Une bonne gestion documentaire et une répartition claire des tâches sont essentielles pour assurer un rendu fluide et efficace.
3. L’adaptation aux exigences de l’appel d’offres
Une fois l’analyse terminée, il est temps de rédiger le mémoire technique, document central qui expose comment notre solution répond aux attentes du cahier des charges de l’acheteur. Il permet également de récapituler les besoins du commanditaire, de présenter Ublo et mettre en avant les points forts de notre candidature.
La grille fonctionnelle est également une partie essentielle du dossier de réponse qui détaille les différentes fonctionnalités requises et notre capacité à les couvrir. Nous devons indiquer si chaque critère est :
- Déjà disponible dans notre solution
- Partiellement disponible
- Non disponible mais développable en spécifique
- Totalement absent
Enfin, nous devons réaliser une proposition financière claire et argumentée, couvrant les coûts de déploiement, de maintenance et de licences.
4. Les challenges les plus fréquents
Lors d’un appel d’offres, certains points peuvent souvent ralentir l’avancement de la candidature.
- Les incohérences du cahier des charges, qui nous amènent à poser des questions à l’entreprise émettrice pour clarifier certains points.
- Rester compétitif tout en restant rentable : chaque proposition doit être stratégiquement tarifée en fonction du contexte et du budget du client.
- S’adapter aux formats et exigences administratives : chaque appel d’offres peut demander des présentations ou certifications différentes, ce qui nécessite de bien vérifier les informations que l’on partage.
5. La soutenance : Le moment clé
Si notre dossier est retenu, nous accédons à l’étape de la soutenance. Ce moment est crucial, car il ne reste souvent plus que quelques finalistes. C’est une opportunité en or pour défendre notre projet en face à face et convaincre l’acheteur.
Il est maintenant temps de préparer une présentation impactante et réaliser une démonstration du logiciel Ublo pour illustrer concrètement comment nous répondons à leurs besoins. La clé est de rendre ce moment aussi fluide et engageant que possible, tout en mettant en avant nos points forts.
6. L’attente des résultats et les enseignements tirés
Une fois la soutenance passée, commence l’attente des résultats. Pendant cette période, des échanges restent possibles avec l’acheteur pour clarifier certains points et l’aider à prendre sa décision.
Si nous remportons l’appel d’offres, c’est une grande victoire pour Ublo et un pas de plus vers notre expansion. Malheureusement, l’échec est aussi possible, mais il est primordial de demander du feedback afin de comprendre les points d’amélioration et mieux préparer les futurs dossiers.
Conclusion
Réaliser un appel d’offres est un travail qui prend du temps et qui demande de procéder de manière académique, avec rigueur, coordination et adaptabilité. Chez Ublo, chaque nouvelle candidature est une expérience enrichissante qui nous permet de mieux comprendre les attentes du marché et d’affiner notre offre.
Ublo vous accompagne dans votre gestion locative et immobilière !
