La gestion des baux commerciaux diffère de la gestion locative d’habitations. Les règles sont plus complexes et il est important de bien les connaître. Utiliser un logiciel peut faciliter considérablement cette gestion.
Qu’est-ce qu’un bail commercial ?
Avant de parler de gestion, définissons ce qu’est un bail commercial. Il s’agit d’un contrat entre le propriétaire d'un local commercial et un locataire. Le local doit servir à l’exploitation d’un fonds de commerce pour une activité commerciale, industrielle ou artisanale. Le propriétaire s'engage à louer son bien au locataire ou preneur pendant une période déterminée, et le locataire s'engage à payer un loyer pour ce droit.
Une fois qu’un bail commercial est signé, le propriétaire et le locataire doivent suivre des règles nommées “statuts de baux commerciaux”. Pour que celles-ci s’appliquent, il faut que 4 conditions soient obligatoirement réunies :
- Le contrat est un bail ;
- ce bail concerne un immeuble ou un local ;
- un fonds de commerce doit être exploité dans le local ;
- le locataire est enregistré au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers.
À savoir : Le bail commercial donne au locataire plusieurs avantages : le bail se renouvelle au bout de 9 ans, une indemnité d’éviction peut être versée s’il n’y a pas de renouvellement et la révision du loyer s’effectue uniquement tous les 3 ans.
Comment se passe la gestion des baux commerciaux ?
Il y a 3 étapes à distinguer pour gérer son bail commercial.
Tout d’abord, il faut penser à la période avant la signature du bail. Combien vaut votre local commercial ? Pour trouver la réponse, il vaut mieux le faire estimer et se référer aux prix du marché qui varient selon les villes, les emplacements stratégiques ou non, l’ancien loyer demandé, etc. Ensuite, il faut se mettre à la recherche d’un locataire qui exploitera votre local. Il faut donc cibler les entreprises qui pourraient être intéressées. Pour attirer le plus de monde possible, pensez à diffuser votre annonce sur des canaux visibles et fréquentés. Une fois que tout cela est fait, il est temps de rédiger et signer le bail en accord avec votre locataire.
Pendant la durée du bail, plusieurs choses vous concernent comme l’état des lieux d’entrée, la réception des loyers et de la garantie, la régularisation des charges, la gestion des problèmes remontés par votre locataire, etc. La fiscalité est aussi une part importante de la gestion du bail.
Une fois que le bail est terminé et que le locataire choisit de partir, il faut organiser au mieux son départ. Il faut réaliser un état des lieux de sortie et restituer le dépôt de garantie puis recommencer tout ce processus.
Les avantages d’un logiciel pour la gestion locative des baux commerciaux
La gestion locative des baux commerciaux est un domaine qui requiert beaucoup de temps et d’énergie. Elle implique un suivi de l’état du marché, la rédaction de contrats, la prise en charge des conflits, etc. Vous pouvez bien sûr vous acquitter vous-même de toutes ces tâches mais sachez que c’est une activité très chronophage et qu’il vous faudra beaucoup de disponibilités pour pouvoir vous en charger sans être accompagné.
L’une des solutions les plus classiques est de faire appel à une agence immobilière et de déléguer tout ou une partie de vos tâches. Mais il y a aussi l’option du logiciel de gestion locative en ligne. Le marché de l’immobilier évolue et se modernise pour répondre aux attentes et aux besoins des bailleurs et de leurs locataires. C’est pourquoi ce genre de logiciel a fleuri durant ces dernières années et proposent des services adaptés à ses utilisateurs.
Dans le cas du bail commercial, un logiciel permet de gagner du temps. En effet, il automatise des tâches récurrentes et rébarbatives qui font perdre des minutes précieuses. En indiquant les informations liées à votre locataire, il se charge lui-même de rédiger un modèle de bail et d’état des lieux qui peuvent être ensuite signés électroniquement par les deux parties. Le bail et l’état des lieux sont envoyés par mail, il n’y a plus besoin d’attendre de le recevoir par la poste.
Un logiciel permet d’améliorer la relation entre le bailleur et son locataire. Dès qu’un locataire signale un problème, le bailleur est informé via une notification et peut indiquer qu’il prend en charge le problème. De plus, s’il y a des retards de paiement, le bailleur peut contacter son locataire et régler plus facilement le problème à l’amiable. Des relances sont envoyées automatiquement si le retard persiste.
Les données sont centralisées au même endroit. Il suffit de quelques clics pour les retrouver et les envoyer si besoin. Finie la paperasse que l’on peine à retrouver. Cette centralisation permet également de sécuriser les documents qui sont verrouillés une fois qu’ils sont signés et que personne ne peut modifier.
Utiliser un logiciel pour gérer les baux commerciaux permet donc d’être plus réactif, mieux organisé et d’entretenir une meilleure relation avec son locataire.
Pour gérer vos baux commerciaux, faites appel au logiciel Ublo!
