Vous allez bientôt quitter votre appartement ou votre locataire va partir. Il faut donc faire un bilan de l’état du logement avant de rendre les clés et de dire adieu. C’est ce qu’on appelle l’état des lieux de sortie. Quels sont les points essentiels à vérifier ? Comment procéder en pratique ?
Quand doit-on faire l’état des lieux de sortie ?
L’état des lieux de sortie n’est pas comme celui de l’entrée du locataire dans le logement. Il se fait au moment où le locataire rend les clés du logement au propriétaire et le quitte définitivement.
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L’état des lieux d’un logement vide
Quand le locataire part et avant de relouer le logement, il faut faire un état des lieux de sortie. Si vous avez loué votre appartement sans meubles, il faut le récupérer sans meubles. Le locataire doit donc tout enlever avant de faire le bilan.
Si le logement était meublé et que le bail date d’avant le 27 mars 2014, l’état des lieux n’est pas obligatoire. Il est quand même conseillé, mais il n’y a pas de règles précises pour le faire. Si le bail est plus récent, alors l’état des lieux doit respecter les mêmes conditions que pour un logement vide. Il faut bien sûr que tous les meubles et équipements mentionnés dans le contrat de location soient là.
Propriétaire et locataire vont ensuite examiner le logement et ses équipements avec attention. On appelle ça un état des lieux contradictoire, car on regarde les différences entre l’état actuel et celui noté à l’entrée.
Les changements importants peuvent justifier une retenue sur la caution pour payer les réparations. Mais attention, on ne peut pas compter ce qui est normal à cause de l’usage ou du temps. C’est ce qui rend l’état des lieux de sortie délicat.
Quelles informations doivent être dans un état des lieux de sortie ?
L’objectif de l’état des lieux est de voir les différences entre l’état du logement quand le locataire arrive et quand il part. Pour ça, le mieux est d’avoir un seul document, avec une partie pour l’arrivée et une pour le départ. Si on a deux documents, il faut qu’ils soient faits de la même façon pour pouvoir les comparer.
L’état des lieux de sortie doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
- la date et le lieu de la visite ;
- la date de l’état des lieux d’entrée ;
- le nom et l’adresse du propriétaire ;
- le nom et la nouvelle adresse du locataire ;
- les contacts des personnes qui représentent le locataire ou le propriétaire si besoin ;
- les chiffres des compteurs individuels d’eau et d’énergie (gaz, électricité, fioul…) ;
- les clés et les autres moyens d’entrer dans le logement (badges, cartes…) ;
- pour chaque pièce du logement, l’état détaillé du sol, des murs et du plafond, et des équipements s’il y en a (on peut mettre des photos).
L’état des lieux doit être signé par le locataire et le propriétaire (ou ceux qui les représentent). C’est toujours un document écrit, que ce soit sur ordinateur ou sur papier. Le locataire et le propriétaire ont chacun une copie.
Absence d’état des lieux d’entrée
Si le locataire n’accepte pas l’état des lieux d’entrée, on suppose que le bien est en bon état pour les réparations locatives, peu importe son état réel (article 1731 du code civil).
Quand le bail se termine, le locataire doit donc rendre le bien en bon état. S’il arrive à montrer le mauvais état de départ, il n’a plus à rendre le bien en bon état. Il peut le prouver avec un constat d’huissier.
Par contre, si c’est le propriétaire qui n’accepte pas l’état des lieux d’entrée, à la fin du bail c’est à lui de montrer qu’il a donné un logement en bon état pour les réparations locatives s’il accuse le locataire d’avoir abîmé le bien. Si le propriétaire n’y arrive pas, on suppose que le bien est rendu dans le même état qu’au début.
Si ni le propriétaire ni le locataire n’ont fait l’état des lieux d’entrée, c’est comme si le locataire avait refusé. Donc, on suppose que le logement était en bon état.
En bref, sans tenir compte de l’état de départ du bien, le locataire doit le rendre en bon état pour les réparations locatives.
Quel est le délai pour la restitution de la caution ?
Quand vous avez fini l’état des lieux de sortie, vous devez rendre le dépôt de garantie à votre locataire. Si l’état des lieux de sortie est pareil que l’état des lieux d’entrée, alors vous avez un mois à partir du moment où vous récupérez les clés pour rendre la caution.
Par contre si vous voyez des changements entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie, alors vous avez 2 mois pour garder une partie du dépôt de garantie qui servirait à payer les fautes de votre locataire (trous dans les murs, loyers non payés, …) et rendre le reste.
Votre locataire a promis de prendre soin de votre logement quand il a signé son contrat de location. Il doit donc, quand il part, vous rendre le logement comme il était au début.
Si ce n’est pas le cas et que votre locataire a abîmé votre logement (ex : trous dans les murs, meubles cassés, …), alors vous pouvez faire une retenue sur le dépôt de garantie.
Mais attention, certains locataires ne sont pas d’accord avec la retenue sur le dépôt de garantie et disent que ces détériorations sont normales avec le temps. Il faut donc bien expliquer ces retenues en montrant des preuves (ex : des photos). Pour cela, il est possible de se fier à une grille de vétusté.
En plus, il n'est pas toujours simple de savoir ce qui est normal ou pas avec le temps. Ce qui est normal ne peut pas être retenu sur le dépôt de garantie. C’est pour ça que les grilles de vétusté sont très pratiques pour s’y retrouver. Car les détériorations peuvent être réparées aux frais du locataire, en commençant par une retenue sur le dépôt de garantie.
Qui doit être présent lors de l’état des lieux de sortie ?
L’état des lieux se fait normalement à l’amiable, avec le propriétaire (ou son mandataire) et le locataire. La date est choisie ensemble par les deux parties, de préférence par lettre recommandée avec avis de réception.
Quand le locataire et le propriétaire sont là, on dit que c’est un état des lieux à l’amiable. Vous n’avez pas le droit de demander de l’argent au locataire pour faire le document.
Si le locataire ne vient pas au rendez-vous prévu, vous devez appeler un huissier, ou s’il ne veut pas faire l’état des lieux ou le signer. Le locataire peut aussi demander un huissier dans le cas inverse si le bailleur ne vient pas au rendez-vous ou qu’il ne veut pas signer. Dans tous les cas, les frais sont partagés entre les deux parties et changent selon la taille de l’appartement (de 140 € environ pour moins de 50 m² à plus de 250 € pour plus de 150 m²). L’huissier donne un nouveau rendez-vous et fera l’état des lieux de sortie même si le locataire ou le propriétaire n’est pas là. Personne ne pourra contester après.
Calcul du montant de la retenue sur le dépôt de garantie
Le propriétaire peut garder une partie ou tout le dépôt de garantie, selon ce que le locataire lui doit quand le bail se termine. Cette dette peut être faite :
de loyers non payés (par exemple, si le locataire n’a pas payé le dernier ou les derniers mois de loyers ou s’il n’a pas payé un ajustement de charges) ; d’argent pour réparer ou changer ce qui a été abîmé ou perdu à cause du locataire. Quand le propriétaire veut faire une retenue sur le dépôt de garantie à cause des détériorations, il doit toujours expliquer la retenue avec un devis ou, mieux, avec une facture (si le locataire conteste, le juge peut ne pas accepter un simple devis).
Il doit aussi toujours tenir compte de l’état des lieux de sortie et de ce qui est normal avec le temps, pour faire une réduction sur le montant de la facture : il ne s’agit donc pas de faire payer au locataire la remise à neuf du logement. Il faut aussi se souvenir que ce qui est normal avec le temps ne peut pas être facturé au locataire.
Mais ce n’est pas facile de tenir compte de ce qui est normal avec le temps car il n’y a pas de grille de vétusté pour tout. Pour faire une estimation, il y a deux possibilités :
- se baser sur les jugements précédents comme un repère (par exemple, une durée de vie de dix ans pour les peintures et tapisseries, sept ans pour les moquettes, et cinq ans pour l’électroménager) ;
- se mettre d’accord sur l’utilisation d’une grille de vétusté quand on signe le bail (elle doit être parmi celles qui ont été faites pour un « accord collectif de location » comme il y en a pour les logements HLM, par exemple).
Les délais de restitution du dépôt de garantie
Le temps pour rendre le dépôt de garantie est le même, que le logement soit sans meubles ou avec meubles, et peu importe la date du bail.
Ce temps sera d’un mois après que le locataire a rendu les clés, quand l’état des lieux de sortie est pareil que l’état des lieux d’entrée ; et de deux mois après que le locataire a rendu les clés, s’il y a des abîmages.
Si on ne respecte pas le temps, le dépôt de garantie qui reste à payer au locataire augmente de 10 % du loyer principal, hors charges, pour chaque mois commencé en retard.
Par exemple, imaginons que le dépôt de garantie est de 800 euros et que le loyer également. S’il n’y a pas eu de dégradations, les 800 euros doivent être remboursés. Si ces 800 euros sont rendus en retard, il faut ajouter 10% du loyer pour chaque mois de retard. C’est à dire qu’au bout d’un mois de retard, cela passe à 880 euros, au bout de deux mois 960 euros, etc.
Conclusion
L'état des lieux de sortie est une étape cruciale lorsqu'un locataire quitte un logement. Il permet de dresser un bilan de l'état du logement et de ses équipements, et de comparer cet état avec celui noté à l'entrée. Si des changements importants sont constatés, une retenue sur la caution peut être justifiée pour payer les réparations nécessaires. Cependant, il est important de faire la distinction entre les détériorations normales causées par l'usage et celles qui sont anormales. Le document doit contenir des informations essentielles telles que la date et le lieu de la visite, les contacts des personnes qui représentent le locataire et le propriétaire, les chiffres des compteurs individuels d'eau et d'énergie, ainsi que l'état détaillé de chaque pièce du logement et de ses équipements. L'état des lieux doit être signé par les deux parties et faire l'objet d'un document écrit en deux parties : une pour l'arrivée et une pour le départ. En cas de litige, l'état des lieux peut être effectué par un huissier.
