L’état des lieux est une étape clé dans la vie d’un logement. Obligatoire à l’entrée ainsi qu’à la sortie d’un locataire, il sert à faire un point sur l’état du bien en location. Retour sur cette étape clé, et comment Ublo peut vous aider à avoir un état des lieux simplifié !
À quoi sert un état des lieux
Réalisé à chaque entrée et sortie, il est obligatoire pour vérifier l’état du logement, et ainsi empêcher d’éventuels litiges liés à des dégradations.
Il existe deux types d’état des lieux, celui d’entrée et celui de sortie.
Pour réaliser un état des lieux d’entrée, le professionnel et le locataire doivent remplir un document du même nom dans lequel des informations sur le logement sont renseignées. Ces dernières concernent son état, comme les dégradations éventuelles ainsi que les équipements présents.
Une fois rédigé et signé, l’état des lieux est joint au contrat de location.
Il est vital de le conserver, car il servira lors de l’état des lieux de sortie pour comparer l’état du logement à l’entrée du locataire à son état à sa sortie.
Au vu de son importance, il est crucial qu’il soit bien réalisé. C’est pourquoi certaines informations sont obligatoires pour chaque état des lieux.
Parmi ces mentions obligatoires se trouvent : le type d’état des lieux, la date lors de laquelle il est réalisé, la localisation du logement, le nom des différentes parties prenantes (locataire/gestionnaire ou propriétaire), l’adresse du bailleur, la description des pièces, la signature des deux parties…
Les limites de la version papier et les nouvelles solutions
Si cette tâche est essentielle, elle est également très chronophage pour les gestionnaires. Lorsque nous avons fait ce constat, nous avons développé une nouvelle fonctionnalité pour résoudre cette problématique. Nommée “état des lieux”, elle permet aux gestionnaires de profiter des avantages du numérique tout en conservant la qualité de la version papier. Plus rapide, plus efficace, notre interface a été pensée pour une prise en main agréable et une exécution pensée pour obtenir un état des lieux simplifié..
Comment notre interface facilite les états des lieux ?
Tout d’abord, en commençant par faciliter le partage des informations.
La circulation des informations est un des enjeux les plus importants et les plus compliqués.
Dans le cas où la personne réalisant l’état des lieux n’est pas le gestionnaire, il doit tout de même pouvoir accéder aux informations nécessaires pour le réaliser. Notre fonctionnalité État des lieux possède un espace réservé à ces professionnels contenant les informations nécessaires.
Toujours dans le but d’améliorer l’efficacité, nous avons cherché à faire gagner du temps aux bailleurs et à leurs gestionnaires en leur évitant les doubles saisies. Lors de l’enregistrement de l’état des lieux, leur base de données est directement mise à jour. Cela leur assure non seulement un meilleur suivi sur le long terme, mais c’est également très utile pour réaliser l’état des lieux de sortie.
Mais la fonctionnalité va plus loin qu’une simple réalisation. Elle cherche aussi à faciliter son utilisation en regroupant les informations.
Avec l’état des lieux Ublo, il est possible de rentrer de nombreuses informations en rapport non seulement au logement, mais également aux différents participants. Il est par exemple possible d’enregistrer les pièces d’identités des différentes parties, des photos supplémentaires ou encore les renseignements concernant les pièces et équipements. Une fois l’état des lieux enregistré, toutes ces informations seront consignées dans un seul endroit.
Les avantages de l'état des lieux numérique
On vous a parlé des avantages du numérique, voici comment nous les utilisons pour votre intérêt.
Une fois l’état des lieux réalisé, il est possible d’utiliser la signature électronique pour le valider, ainsi l’état des lieux est valable sans avoir besoin d’imprimer le document. De plus, et cela constitue la dernière étape, comme le demande la loi, toutes les parties reçoivent par mail le document afin qu’ils aient tous une copie de ce dernier. C’est un moyen permettant de baisser le délai de réception, et de réduire le risque de perte du document. Cela permet un état des lieux simplifié.
Si le numérique assure une grande efficacité, il peut être quelques fois moins agréable à utiliser. C’est pourquoi à Ublo, nous avons fait attention à tous les détails lors de la création de cette fonctionnalité. Pour vous assurer une utilisation agréable, nous avons prévu un format tablette et avons incorporé des éléments facilement utilisables (par exemple, des boutons adaptés à la taille des doigts).
Ublo accompagne les bailleurs sociaux dans la gestion de leur parc locatif
