Le bailleur doit obligatoirement fournir à son locataire une quittance de loyer si celui-ci la demande. Quelles sont les informations obligatoires à indiquer dessus ? On vous explique comment remplir une quittance de loyer.
La quittance de loyer est un document qui permet de prouver que le locataire paye bien son loyer. Elle est rédigée par le propriétaire qui est obligé de la fournir gratuitement à son résident lorsque celui-ci la réclame. Elle peut servir de justificatif de domicile ou être demandée dans le cadre d’autres démarches administratives.
Si le bailleur refuse de fournir une quittance de loyer, le locataire peut lui envoyer une mise en cause. S’il n’obtient pas de réponse, il peut alors passer à la mise en demeure et aller jusqu’à la procédure judiciaire si cela est nécessaire.
Les informations pour remplir une quittance de loyer
Remplir une quittance de loyer, c’est simple mais il ne faut pas omettre de mentions obligatoires. Voici tout ce qui doit être inscrit sur le papier :
- Le nom du document : les mots “quittance de loyer” doivent apparaître en toutes lettres sur le document pour l’identifier correctement.
- L’identification du bailleur : le bailleur doit s’identifier dans le document avec son nom, prénom et adresse de résidence fiscale. Dans le cas où le bailleur est une SCI, c’est le gérant désigné qui doit signer la quittance.
- L’adresse du bien : il est obligatoire d’indiquer l’adresse exacte du bien comme elle est indiquée dans le contrat de location. Cela évite une possible confusion si le bailleur a un parc locatif important.
- Le nom du locataire : là encore, il faut que le nom et le prénom du locataire apparaissent entièrement sur la quittance de loyer et soient les mêmes que ceux indiqués sur le contrat de location. S’il s’agit d’une colocation, les noms et prénoms de tous les locataires doivent être correctement inscrits.
- Le montant perçu : il est impératif de préciser les montants perçus par le bailleur. Il s’agit du loyer et des charges. Les deux montants doivent être bien distincts. Si le loyer est de 500 euros et que les charges s’élèvent à 75 euros, les deux montants seront inscrits sur deux lignes séparées et le total sera indiqué en dessous. À savoir que le montant total perçu doit être indiqué en chiffres et en lettres. Celui-ci en lettres fait forcément foi en cas de litige.
- La date : il ne faut pas oublier de dater le document mais attention à ne pas se tromper. La date à indiquer est celle du paiement du loyer et non celle à laquelle le bailleur remplit le document. Un exemple : un locataire paye son loyer le 3 septembre et la quittance de loyer lui est délivrée le 14 septembre. C’est la date du 3 septembre qu’il faudra écrire. Il faut également préciser la période de location concernée.
- La signature et l’attestation de paiement : une fois toutes ces informations inscrites, il s’agit de signer la quittance. Seul le bailleur peut le faire sauf si celui-ci a une mandataire. S’il y a plusieurs bailleurs pour un même logement, tous sont tenus de signer. Enfin, après la signature, il faut fournir une attestation de paiement du loyer et des charges.
La remplir avec un logiciel
Pour éviter les erreurs et gagner du temps, il est possible de générer une quittance de loyer via un logiciel de gestion locative. Chez Ublo, nous permettons aux bailleurs d’éditer un modèle de quittance de loyer conforme et facile à remplir. De plus, plus besoin d’envoyer de version papier. Si le locataire est d’accord, le bailleur peut envoyer de façon dematerialisee la quittance via une espace de messagerie sécurisée. Le locataire peut également effectuer une demande directement sur le logiciel. Enfin, en gardant toujours un œil sur le paiement des loyers en cours, il est plus facile de repérer les retards et d’agir en conséquence.
