La régularisation des charges locatives est une étape essentielle pour ajuster les provisions versées par le locataire en fonction des dépenses réelles engagées par le propriétaire. Une régularisation incorrecte peut entraîner des litiges entre locataires et bailleurs, des retards de paiement, voire des contentieux judiciaires. Elle permet ainsi d’assurer une répartition équitable des charges et d'éviter des déséquilibres financiers pour les deux parties. En France, cette procédure est encadrée par la loi et doit être réalisée chaque année. Cet article vous guide à travers les étapes clés pour calculer une régularisation de charges précise et conforme à la réglementation.
1. Identifier les charges récupérables
Les charges récupérables sont celles que le propriétaire peut facturer au locataire. Elles sont définies par le Décret n°87-713 du 26 août 1987 et incluent notamment :
- Entretien et petites réparations des parties communes (ascenseurs, escaliers, espaces verts).
- Consommations d'énergie collective (chauffage, eau chaude, électricité des parties communes).
- Taxes et redevances (taxe d'enlèvement des ordures ménagères - TEOM).
Dans le cas d'une copropriété, ces charges sont précisées dans le relevé annuel du syndic, qui distingue les charges récupérables de celles qui ne le sont pas. Par exemple, les frais liés aux travaux d’amélioration de l’immeuble (comme la rénovation de la façade ou le remplacement d’un ascenseur) ne sont pas récupérables et restent à la charge du propriétaire.
2. Calculer le total des charges récupérables
Une fois les charges identifiées, additionnez toutes celles qui sont récupérables. Si certaines charges sont payées directement par le propriétaire (comme la TEOM indiquée sur la taxe foncière), elles doivent être intégrées dans le calcul.
3. Additionner les provisions versées par le locataire
Le locataire verse généralement des provisions pour charges chaque mois. Il faut donc calculer le total de ces provisions payées sur l'année en additionnant chaque mensualité.
4. Calculer la différence et appliquer la régularisation
Le calcul final est simple :
Total des charges récupérables - Total des provisions payées = Différence à régulariser
- Si la différence est positive, le locataire doit payer la somme restante.
- Si la différence est négative, le propriétaire doit rembourser le trop-perçu au locataire.
Exemple de calcul :
- Total des charges récupérables : 7 500 €
- Total des provisions versées : 6 000 €
- Différence : 7 500 € - 6 000 € = 1 500 €
- Le locataire doit payer 1 500 €.
Si le locataire quitte le logement avant la régularisation, le propriétaire peut retenir jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en prévision de la régularisation finale, conformément à l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989. Cette retenue doit être justifiée par une estimation raisonnable des charges restant à payer et doit être régularisée dès que les comptes définitifs sont établis.
5. Notifier le locataire et conserver les justificatifs
La notification de la régularisation doit être envoyée au moins un mois à l'avance, avec un détail des charges et des provisions payées. Le propriétaire doit conserver les justificatifs pendant six mois afin de permettre au locataire de les consulter en cas de contestation.
6. Respecter les délais et obligations légales
- La régularisation doit être effectuée chaque année.
- La demande de paiement du propriétaire doit être faite dans un délai de trois ans suivant la transmission des comptes par le syndic. Passé ce délai, il ne pourra plus réclamer de régularisation de charges auprès du locataire.
- De même, le locataire dispose de trois ans pour contester la régularisation ou demander un remboursement en cas de trop-perçu.
- Si la régularisation intervient plus d'un an après, le locataire peut demander un étalement du paiement sur douze mois. En cas de non-respect des délais légaux ou d'absence de régularisation, le locataire peut engager une contestation devant la commission départementale de conciliation ou saisir le tribunal judiciaire pour obtenir un ajustement des sommes réclamées.
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