5 tâches de property management à automatiser en 2023

Dans notre monde numérique en rapide développement, il y a peu de choses que nous ne pouvons pas automatiser avec quelques lignes de code.

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Il en va de même dans l'industrie de la gestion immobilière. Selon Technavio, le marché des logiciels de gestion immobilière est estimé à 11 milliards de dollars. La raison de sa croissance est facilement apparente - le logiciel permet d'automatiser de nombreuses tâches qui appartiennent traditionnellement aux gestionnaires immobiliers.

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Alors que les propriétaires s'empressent de mettre en place des outils logiciels abordables dans leurs entreprises locatives, l'automatisation est une fonctionnalité à laquelle vous devriez prêter attention. Plus il y a de tâches qui peuvent être automatisées, moins vous devez les prendre en charge vous-même, et moins vous dépenserez d'argent pour payer d'autres personnes pour les effectuer.

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Voici cinq tâches de property management à automatiser en 2023, si vous ne l'avez pas déjà fait :

Rappels de loyer

Les rappels de loyer de base sont une partie essentielle de votre boîte à outils numériques en tant que propriétaire.

Même les propriétaires les moins compétents en technologie peuvent mettre en place un e-mail récurrent pour rappeler aux locataires les paiements de loyer à venir avant le premier de chaque mois.

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Cependant, il existe des moyens beaucoup plus sophistiqués d'automatiser les rappels de loyer en 2023. Sur la plupart des plateformes de logiciels de gestion immobilière qui offrent une collecte de loyer en ligne, vous pouvez automatiser un message mensuel qui comprend un lien vers le portail de paiement.

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Votre outil logiciel sait également quels locataires ont déjà payé et lesquels ne l'ont pas fait, il peut donc cibler des rappels supplémentaires aux locataires qui ont encore des soldes impayés plus proches de la date d'échéance.

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De plus, pour la plupart des locataires, un simple rappel est tout ce dont ils ont besoin pour payer régulièrement à temps. Les rappels de loyer sont le type de communication automatisé le plus simple que vous pouvez mettre en place dans vos locations avec les plus grandes récompenses.

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Pipeline de candidature

Votre pipeline de candidature à la location peut également être largement automatisé. De la réponse à une annonce à la signature d'un bail, une grande partie du processus peut se dérouler sans votre supervision directe.

Si vous utilisez un service de syndication d'annonces, vous pouvez souvent composer des modèles de messages à envoyer par e-mail à un locataire potentiel à des points spécifiques dans le pipeline - par exemple, immédiatement après avoir répondu à une annonce ou même quelques jours après avoir oublié l'annonce pour effectuer un suivi.

Les messages automatisés peuvent également inclure votre disponibilité actuelle, afin que vous ne perdiez pas de temps à communiquer personnellement avec des locataires qui finalement ne seront pas intéressés à louer vos propriétés.

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Enfin, la planification des visites peut également être automatisée. En mettant en place une plateforme permettant aux locataires potentiels de planifier eux-mêmes des visites de vos propriétés, vous minimisez le temps que vous passez tous les deux à essayer de coordonner les horaires. Votre disponibilité est déjà sur le calendrier, donc le locataire n'a plus qu'à choisir un moment qui convient également pour eux.

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Renouvellements

Le processus de renouvellement de bail varie d'un État à l'autre et d'une propriété à l'autre. Parfois, les baux se renouvellent automatiquement après la fin de la période initiale. Dans d'autres États, la location passe automatiquement à un contrat mensuel par défaut, sauf si un nouvel accord est signé.

Pour rendre le processus de renouvellement plus facile pour vos locataires (et pour vous-même), vous pouvez automatiser les renouvellements dans votre entreprise de location. Par exemple, si les locataires doivent signer un nouveau bail chaque année pour continuer à vivre dans la propriété, vous pouvez automatiser les rappels avec des liens vers des informations sur les renouvellements ou une offre pour planifier un moment pour rencontrer et négocier les détails.

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Si la location passe à un contrat mensuel par défaut, vous pouvez automatiser ces tâches de property management un message de rappel indiquant que cela se produira si le locataire ne répond pas avant une certaine date.

L'automatisation des renouvellements peut éliminer beaucoup de stress à la fin de la période de location.

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Rapports financiers

Il existe une variété d'outils de reporting financier disponibles pour les propriétaires actuellement sur le marché. En plus des outils de reporting inclus dans votre abonnement ou votre compte de logiciel de gestion immobilière, vous pouvez également opter pour l'utilisation d'un outil de comptabilité d'entreprise général comme QuickBooks.

Un bon outil de reporting financier vous permettra de générer automatiquement des états de résultats, des rapports de profit/perte (P/L), des récapitulatifs de fin d'année et de rapprochement bancaire. De nombreuses plateformes génèrent également certains documents fiscaux pour vous aider à vous préparer à la saison fiscale.

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Bien que vous puissiez certainement (et souvent devriez) engager un comptable pour ce travail, toute personne que vous embauchez appréciera toujours les outils qui automatisent leur travail. La comptabilité locative ne fait pas exception, et il existe une multitude de moyens disponibles pour le faire.

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Pré-contentieux

Les impayés font malheureusement partie de la vie d'une location.

Avec un logiciel de gestion immobilière, vous pouvez facilement planifier des rappels et appliquer une graduation dans ces relances (par email puis sms etc.). Gérer l'envoi des relances est l'un des moyens les plus pratiques pour tirer parti de l'automatisation dans vos locations.

La Loi du 6 juillet 1989 interdit la refacturation de pénalités de retard dans les baux d'habitation :

Est réputée non écrite toute clause :

i) Qui autorise le bailleur à percevoir des amendes ou des pénalités en cas d'infraction aux clauses d'un contrat de location ou d'un règlement intérieur à l'immeuble.

Il ne sera donc pas possible d'appliquer des frais de retard aux comptes des locataires qui n'ont pas payé à la date d'échéance (ou après une période de grâce désignée). Seul un juge pourra décider cela.

Avec un logiciel de gestion immobilière, vous pouvez facilement planifier des rappels dans cette phase de pré-contentieux et appliquer un suivi très rapproché aux locataires qui n'ont pas payé à la date d'échéance (ou après une période de grâce désignée).‍

De cette façon, vos locataires ne peuvent pas prétendre qu'ils "ne savaient pas" ou "ont oublié" - la relance apparaît automatiquement avec tous les paiements de loyer en retard.

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Il n'y a pas de pénurie de responsabilités lorsque vous gérez une entreprise de location, et tout ce qui simplifie le processus est un atout. L'automatisation des composantes de votre gestion immobilière est une étape importante que vous pouvez prendre pour embrasser la numérisation de l'industrie.

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Au lieu de jongler avec des tâches de location fastidieuses au quotidien, tirez parti de l'automatisation pour poursuivre des objectifs plus importants et plus ambitieux. Comme vous pouvez le voir à travers cet article, il y a de nombreuses tâches de property management à automatiser.

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