Une quittance de loyer est un document que le propriétaire adresse à son locataire dans le but d'attester qu'il a bien réglé le loyer ( ainsi que les charges) mentionné dans le contrat de location.
Définition de la quittance de loyer
Une quittance est un document écrit qui constate le paiement d'une somme due ; une quittance de loyer est le document écrit par le propriétaire du bien loué qui constate que le loyer a été payé.
Sur le plan juridique, sa nature est simple : si le locataire paie le loyer, le bailleur lui doit une quittance de loyer. Si aucun paiement n'a été effectué, le propriétaire ne lui remet pas de quittance de loyer.
La situation se complique lorsque, notamment, le bailleur refuse de délivrer une quittance de loyer bien que le loyer ait déjà été payé. Ou encore lorsque certains bailleurs, dont des bailleurs sociaux et des administrateurs de biens, demandent des frais pour l'établissement et/ou l'envoi de la quittance de loyer.
Il est important de souligner la différence entre la quittance de loyer et l’avis d’échéance qui sont deux documents différents. En effet, comme nous l’avons expliqué la quittance de loyer constate le paiement d’une sommes due, c’est comme un reçu. Alors que l’avis d’échéance, quant à lui, c’est un document qui sert à rappeler au locataire qu’il doit régler son loyer, c’est comme une facture.
La quittance de loyer a une histoire marquée par des litiges répétés, contraignant la justice à intervenir à maintes reprises pour ramener les choses dans l'ordre. En vertu de l'article 21 de la loi 89-462 concernant les rapports locatifs, le bailleur ou son mandataire ( dans le cadre d'une gestion locative effectuée par un professionnel) est tenu de délivrer une quittance de loyer à tout locataire en faisant la demande. La transmission d'une quittance de loyer n'est pas obligatoire pour le bailleur : il ne doit la fournir que si le locataire en fait la demande. Cependant, si le locataire la réclame et que le loyer a été payé, le bailleur est obligé de délivrer une quittance de loyer. Cette obligation s'applique que le bien soit loué meublé ou non, auprès d'un bailleur social ou privé, d'une personne physique ou morale. De même, il importe peu que la quittance de loyer demandée corresponde à un loyer qui vient d'être payé ou qui a été payé il y a plusieurs mois ou plusieurs années.
Quel est l’intérêt de la quittance de loyer ?
La quittance de loyer est principalement destinée à votre locataire. En effet, cela lui permettra :
- De prouver, en cas de litige, qu'il a bien effectué le règlement de toutes les sommes dues (loyer et charges).
- De réaliser certaines démarches administratives (par exemple : lors du renouvellement de sa carte d'identité), étant donné que la quittance de loyer est également considérée comme un justificatif de domicile. Ce document sera également nécessaire pour l'obtention d'une aide au logement à l'avenir.
Quittance de loyer ou reçu ?
La délivrance d'une quittance de loyer est une obligation d'ordre public : le bailleur ne peut s'y soustraire sous aucun prétexte, ni apprécier si le locataire a besoin ou non de la quittance de loyer qu'il sollicite. Il n'est pas non plus possible de demander au locataire à quoi ou à qui est destinée la quittance de loyer.
La loi prévoit que la quittance de loyer doit être délivrée gratuitement, et qu'il ne peut être facturé au locataire des frais relatifs à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance de loyer, ou à quelque autre titre que ce soit. Par ailleurs, l'article 4 p de la loi 89-462 stipule que toute clause mettant à la charge du locataire les frais d'envoi des rappels ou des quittances de loyer est non écrite et sans valeur.
La loi prévoit que le bailleur est tenu d'envoyer la quittance de loyer. Cela signifie qu'il est obligé de l'envoyer par la poste et qu'il ne peut pas exiger du locataire qu'il vienne la chercher. Toutefois, avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut envoyer la quittance de loyer en ligne via un logiciel de gestion locative proposant une fonctionnalité de quittancement. Le locataire qui a payé les frais d'émission et/ou d'envoi de la quittance de loyer est en droit de demander le remboursement de ces indus.
Il n'est pas question de délivrer une quittance de loyer mentionnant simplement un montant global. La loi prévoit que la quittance de loyer doit détailler les sommes versées par le locataire.
Toutefois, le bailleur n'est pas tenu de délivrer une quittance de loyer si le locataire effectue un paiement partiel, mais il est tenu de délivrer un reçu attestant du montant perçu. Le locataire doit exiger une quittance précisant clairement la dette acquittée par son paiement partiel. Rappelons qu'en vertu de l'article 1342-10 du code civil français, le débiteur (c'est-à-dire celui qui doit de l'argent) de plusieurs dettes peut indiquer celle qu'il entend payer lors de son versement. Le locataire peut, par exemple, demander que son paiement soit affecté au loyer et aux charges les plus récents. Et, si le propriétaire est d'accord, négocier un échelonnement du paiement de la dette locative la plus ancienne.
Contenu de la quittance de loyer
La quittance de loyer est un document détaillant les sommes versées par votre locataire. Pour qu'elle soit valable, certains éléments doivent y figurer :
- La date d'envoi de la quittance ;
- L'identité (nom et prénom) et l'adresse de votre locataire ;
- L’identité et votre adresse du propriétaire ;
- Les montants du loyer et des charges payés par le locataire, qui doivent être indiqués séparément (une ligne par élément).
- La période pour laquelle le locataire s'est acquitté de ces sommes (généralement, le mois et l'année concernés) ;
Si le propriétaire a recours à un gestionnaire immobilier, celui-ci se chargera de la rédaction de ce document.
Quand et comment envoyer la quittance de loyer ?
Lorsqu'un locataire en fait la demande, il est obligatoire de lui envoyer une quittance. Le reste du temps, il est recommandé de lui envoyer une quittance de loyer chaque mois, dès que le paiement a été reçu. Cela permet d'assurer une transparence dans la gestion des transactions financières entre le propriétaire et le locataire.
En général, les propriétaires envoient la quittance de loyer directement à leur locataire par voie postale, ce qui peut prendre plusieurs jours. Toutefois, il est important de noter qu'il existe d'autres moyens d'envoi, tels que l'envoi électronique, qui permet d'envoyer la quittance de loyer de manière plus rapide et plus économique tout en étant écologiquement responsable.
Si le propriétaire et le locataire conviennent d'un envoi électronique, il est important de s'assurer que le locataire dispose d'une adresse e-mail valide et d'un accès à Internet.
Enfin, il est important de noter que l'envoi de la quittance de loyer est une obligation légale pour le propriétaire, qui doit fournir une preuve de paiement au locataire, dans le cas où ce dernier en fait la demande. En cas de non-respect de cette obligation, le propriétaire peut être sanctionné financièrement ou juridiquement.
Doit-on la signer ?
Oui, pour des raisons juridiques, la signature du propriétaire ou du mandataire est obligatoire. Cette signature est essentielle pour que le document puisse être validé juridiquement. En l'absence de signature, vos demandes d'aide pourraient être refusées. Il est important de noter qu'un scan du document ne sera pas accepté car la signature doit être manuscrite ou électronique. Ainsi, il est préférable de prendre le temps de signer le document afin d'assurer sa validité.
Refus de délivrance d’une quittance, que faire ?
Dans le cas où le propriétaire refuse de délivrer les quittances de loyer, le locataire peut lui adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si, après cette mise en demeure, le bailleur ne délivre toujours pas les quittances demandées, le locataire peut saisir la Commission départementale de conciliation (CDC) pour faire valoir ses droits. La CDC est une instance composée à parité de représentants des bailleurs et des locataires. Elle intervient gratuitement pour rechercher un règlement amiable des litiges entre propriétaires et locataires. Si aucun accord n'est trouvé, la CDC envoie une mise en demeure aux parties dans un délai de deux mois. L'une des parties peut alors saisir le juge, qui sera informé de l'avis de la CDC.
Combien de temps garder la quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un document qui doit se conserver pendant une durée de 3 ans après la fin de la location, tout comme le documents des états des lieux ou encore le contrat de location.
