Comment changer d’ERP pour un bailleur social ?

Le secteur HLM évolue… et complexifie la gestion

Le secteur HLM ne cesse de se transformer : nouvelles obligations réglementaires, exigences accrues de transparence, digitalisation des services, mais aussi diversification des produits avec l’essor du logement intermédiaire, des programmes en accession à la propriété, ou encore de la vente HLM. Dans ce contexte, beaucoup de bailleurs se retrouvent confrontés à des ERP devenus obsolètes, rigides ou trop coûteux à faire évoluer. Résultat : un système qui freine l’innovation et complique la gestion quotidienne.

Les signaux d’alerte ?

Certains symptômes ne trompent pas :

• Temps perdu à double-saisir des informations dans plusieurs outils non synchronisés.
• Dossiers locataires difficiles à suivre, en particulier lors des demandes de travaux, mutations ou relances.
• Interfaces peu intuitives, mal intégrées, qui freinent l’efficacité des équipes.
• Et surtout : une dépendance croissante aux "experts de l’outil", au détriment de la maîtrise des métiers eux-mêmes. Cela complexifie fortement l’intégration de nouveaux collaborateurs et ralentit les montées en compétences.

Avant de choisir : prenez le temps de clarifier vos besoins réels

Une transition ERP réussie commence par un audit précis de vos usages et irritants. Voici quelques points concrets à analyser :

• Avez-vous une vision claire et consolidée de vos flux financiers, en lien avec vos engagements de gestion ?
• La gestion des impayés, des révisions d’indice, ou des quittancements est-elle fluide et automatisée ?
• Vos équipes passent-elles trop de temps sur des tâches manuelles comme la relance des loyers, les enquêtes sociales ou le traitement des incidents techniques ?
• Disposez-vous d’un pilotage fiable pour les subventions et les indicateurs réglementaires ?
• La communication avec les locataires est-elle réactive et traçable ?

Ce diagnostic permet d’aligner les fonctionnalités cibles de l’ERP sur vos enjeux de gestion, de pilotage et de relation locataire.

Étape 2 : évaluer les solutions vraiment adaptées au logement social

Un ERP moderne pour un bailleur social doit aller bien au-delà des fonctions de base. Il doit permettre de :

• Gérer l’ensemble du cycle de vie du locataire : attribution, contrat, quittancement, impayés, enquêtes, demandes de mutation.
• Suivre la gestion du patrimoine : maintenance, travaux, interventions, livrables techniques.
• Automatiser les indices de révision, la gestion des impayés, la relance et les procédures contentieuses.
• Faciliter les ventes (accession, ventes HLM), les logements intermédiaires ou spécifiques.
• Être ouvert : connectable facilement à d’autres outils (comptabilité, subventions, plateformes techniques…).
• Permettre un accès intuitif, multilingue et mobile pour les locataires.
• Et bien sûr, respecter scrupuleusement le RGPD et garantir la sécurité des données sensibles.

Parmi les solutions du marché : Aareon, Sopra Real Estate Software, Orisha… ou encore Ublo, une plateforme SaaS française pensée dès le départ pour les besoins spécifiques du logement social.

Étape 3 : une planification agile, collaborative… et orientée résultats

Réussir un changement d’ERP, ce n’est pas simplement respecter un planning : c’est garantir une montée en valeur rapide et visible.

• Constituez une équipe projet pluridisciplinaire (métier, IT, relation locataire, direction).
• Évitez l’effet tunnel : au lieu d’attendre la fin du projet pour voir des résultats, adoptez une approche agile avec des livraisons successives, utiles et opérationnelles.
• Utilisez les méthodes éprouvées comme le design thinking pour partir des vrais usages (ceux du terrain) et non des fonctionnalités théoriques.
• Impliquez dès le départ les futurs utilisateurs, en les intégrant aux tests et aux arbitrages. Leur appropriation est aussi importante que la qualité de l’outil.
• Enfin, testez et corrigez en continu pour garantir une bascule fluide, sans interruption des services essentiels aux locataires.

Étape 4 : tests, sécurité et conformité

La phase de test est cruciale pour fiabiliser votre déploiement :

• Tests unitaires : valider chaque fonctionnalité indépendamment.
• Tests de masse : simuler des journées types avec de vraies données (paiements de loyers, demandes de service…).
• Tests d’intégration : vérifier que l’ERP communique bien avec vos autres outils (comptabilité, subventions, GED, etc.).
• Et bien sûr, garantir une migration sécurisée des données sensibles dans le respect du RGPD.

Pourquoi Ublo facilite le changement d’ERP

Voici ce que propose Ublo pour les bailleurs sociaux :

Ublo vous accompagne avant, pendant et après la transition. L’équipe connaît vos enjeux et sait que pour vous, le locataire reste au centre.

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Ublo n’est pas une solution parmi d’autres : c’est une plateforme conçue spécifiquement pour les bailleurs sociaux. Simple, intuitive et complète, elle répond aux véritables besoins du terrain. Une solution qui facilite votre quotidien, optimise vos process… et rend la transition ERP enfin sereine.

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